การประชุุมใหญ่วิสามัญ คอนโด คืออะไร ?

การประชุุมใหญ่วิสามัญ คอนโด คืออะไร ? คำถามที่หลาย ๆ คน กำลังหาคำตอบ ซึ่งวันนี้เรามีคำตอบมาฝาก ซึ่ง การประชุุมใหญ่วิสามัญ คอนโด เป็นหนุึ่งใน 3 การประชุมใหญ่เจ้าของร่วมคอนโด ดังนี้

การประชุมใหญ่เจ้าของร่วมคอนโด คืออะไร ?

การประชุมเจ้าของร่วมคอนโด คือ การประชุมที่ทางนิติบุคคลโครงการคอนโดจัดขึ้นเพื่อให้ ‘เจ้าของร่วม’ หรือผู้มีกรรมสิทธิร่วมกันในอาคารชุด รวมถึงพื้นที่ส่วนกลางทั้งหมด มาร่วมประชุมกันเพื่อ ชี้แจงรายละเอียดต่างๆ เช่นระเบียบข้อบังคับ, งบประมาณส่วนกลาง และการปรับปรุงต่าง ๆ

การประชุมเจ้าของร่วมคอนโด แบ่งเป็น 3 ประเภท 

1. การประชุมใหญ่สามัญครั้งที่ 1
   – วัตถุประสงค์เพื่อสร้างข้อตกลง กฏกติกา และมารยาทในการอยู่ร่วมกันของเจ้าของร่วม
   – จัดขึ้นในระยะเวลา 6 เดือน หรือ 180 วัน นับตั้งแต่วันที่มีการโอนกรรมสิทธิ์ยูนิตแรกของโครงการนั้น ๆ
   – โดยผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด มีอำนาจในการเรียกประชุม โดยวาระสำคัญต่าง ๆ ที่เจ้าของร่วมจะต้องพิจารณาและลงมติรับรองร่วมกันก็จะมีดังนี้
   
   1.1 การรับรองระเบียบพักอาศัยของนิติบุคคลอาคารชุด 
   เช่น เวลาเปิด-ปิดห้องฟิตเนส , ห้อง Co-Working , สระว่ายน้ำ
   
   1.2 การรับรองข้อบังคับนิติบุคคลอาคารชุด – โดยส่วนใหญ่แล้วเนื้อหาหลักจะเป็นไปตามมาตราต่าง ๆ ที่อยู่ใน พรบ. อาคารชุด อาจจะมีบางส่วนที่เปลี่ยนแปลงไปตามความเหมาะสม เช่น อัตราเงินกองทุน , อัตราค่าใช้จ่ายส่วนกลาง , หรือรอบการเรียกเก็บค่าส่วนกลาง เป็นต้น
   
   1.3 การรับรอง หรือแต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด – เบื้องต้นได้รับการจดทะเบียนขึ้นมาพร้อมกับนิติบุคคล ซึ่งโดยทั่วไปผู้จัดการนิติบุคคลรายแรกจะเป็นตัวแทนของทางเจ้าของโครงการ (วาระ 2 ปี)
   
   1.4 การแต่งตั้งคณะกรรมการนิติบุคคลอาคารชุด – เป็นการคัดเลือกตัวแทนเจ้าของร่วม 3-9 คนเพื่อมาควบคุมและกำกับดูแลการบริหารงานของนิติบุคคลที่จ้างมา (วาระการดำรงตำแหน่งไม่เกิน 2 ปี)
   
   1.5 การรับรองรายงานสถาบันการเงิน , งบประมาณประจำปี และการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบบัญชีประจำปี – เพื่อวิเคราะห์สถานการณ์บริหารเงินในด้านต่าง ๆ ของนิติบุคคลในช่วงเวลาที่ผ่านมา ซึ่งใน พรบ. อาคารชุดได้กำหนดให้นิติบุคคลอาคารชุดต้องแสดงงบประมาณรายรับ-จ่าย ในแต่ละเดือนให้เจ้าของร่วมทราบ ภายในวันที่ 15 ของทุกเดือน
   
   1.6 รายงานผลการดำเนินการฝ่ายจัดการ ของในรอบปีที่ผ่านมา – เช่น งานช่าง , งานดูแลความสะอาด , งานด้านการบริหารจัดการ , งานรักษาความปลอดภัย เป็นต้น
   
   1.7 การพิจารณาเรื่องอื่น – สำหรับในหัวข้อนี้ไม่ได้กำหนดไว้ตายตัว จะมีหรือไม่มีก็ได้ แต่โดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นประเด็นที่เกิดขึ้นหลังจากที่เจ้าของร่วมได้เข้าพักอาศัยแล้ว และเจ้าของร่วมก็สามารถเสนอแนะเพื่อเป็นประโยชน์ในการบริหารงานของนิติบุคคลต่อไปในอนาคตได้ครับ
   
   
2. การประชุมใหญ่สามัญประจำปี
   – วัตถุประสงค์ เพื่อพิจารณาอนุมัติงบดุล รายงานประจําปี แต่งตั้งผู้สอบบัญชี และพิจารณาเรื่องอื่น ๆ
   – จัดขึ้นปีละครั้งและจะต้องจัดขึ้นภายใน 120 วัน ตั้งแต่วันที่สิ้นปีทางบัญชี
   – โดยทางนิติบุคคลก็จะต้องทำหนังสือนัดให้กับเจ้าของร่วมทุกห้อง และในการประชุมต้องการจัดประชุมต้องมีคะแนนเสียงผู้มาประชุมไม่น้อยกว่า หนึ่งในสี่ของคะแนนเสียงทั้งหมดจึงจะเป็นองค์ประชุม
   
3. การประชุมใหญ่วิสามัญประจำปี
   – วัตถุประสงค์ เพื่อพิจรณาเรื่องสำคัญเร่งด่วน และจัดขึ้นได้เมื่อมีเหตุจำเป็น
   – จัดขึ้นได้ เมื่อ เจ้าของร่วม ลงคะแนนเสียงไม่น้อยกว่า 20% เพื่อเปิดประชุม 

รู้จัก เอกสารประกอบการประชุมใหญ่สามัญเข้าของร่วมประจำปี

เมื่อรู้จักการประชุมคอนโดทั้ง 3 ประเภทแล้ว มารู้จัก ‘เอกสารประกอบการประชุมใหญ่สามัญเข้าของร่วมประจำปี’ กัน โดยเอกสารดังกล่าว จะระบุวัน เวลา และสถานที่ในการประชุม เอกสารฉบับนี้คือเอกสารที่เจ้าของร่วมทุกคนจะต้องนำติดตัวไปเพื่อใช้ในการเข้าประชุมคอนโด หรือประชุมใหญ่สามัญครั้งแรก

โดยเราต้องอ่านเอกสารเพื่อที่จะได้ทราบข้อมูลแบบคร่าว ๆ ที่เราจำเป็นต้องรู้ก่อนเข้าร่วมประชุม อ่านดูว่ามีวาระอะไรที่จะต้องมีการพูดถึงในที่ประชุมบ้าง และวาระที่เราควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษก็คือ เรื่องที่เกี่ยวกับเงิน กับการเปลี่ยนแปลงที่จะส่งผลกระทบกับโครงการคอนโดที่เรากำลังพักอาศัยหรือเปล่า

เอกสารนี้จะให้ความสำคัญในเรื่องของการใช้ “เงิน” เป็นอย่างมาก โดยจะแจกแจงรายละเอียดของงบประมาณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่นำเงินส่วนกลางไปใช้มาให้เรียบร้อยแล้ว ไม่ว่าจะเป็น ค่าดูแลบำรุงอาคาร ค่าซ่อมแซมส่วนต่าง ๆ ค่าดูแลงานระบบรักษาความปลอดภัย ค่าเงินเดือนพนักงานนิติบุคคล ตลอดจนพนักงานตำแหน่งอื่น ๆ หากคิดว่าไม่สมเหตุสมสามารถชี้แจง และโต้แย้ง ประชุมคอนโดได้

ไม่ไป ประชุุมใหญ่วิสามัญ ได้ไหม และส่งผลเสียอะไร ?

สำหรับการไม่เข้า ประชุุมใหญ่วิสามัญ ถือว่าไม่ผิดฎหมาย เพียงแต่จะส่งผลเสียในหลาย ๆ เรื่อง และหากว่าคอนโดมีปัญหาต่าง ๆ เราจะไม่สามารถรับรู้ได้ และส่งผลเสีย ดังนี้

• เสียเวลา และ ค่าใช้จ่าย
  ถ้าเจ้าของร่วมไม่เข้าประชุมกันเป็นจำนวนมาก ก็จะทำให้ต้องเลื่อนการประชุมอยู่บ่อย ๆ เป็นการทำให้คณะกรรมการจัดประชุมต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม รวมไปถึงถึงคนที่สละเวลาเข้าประชุมแต่สุดท้ายคนเข้าร่วมประชุมไม่พอ ก็ต้องมานั่งเสียเวลารอโดยใช่เหตุด้วย
• เกิดความล่าช้า
  ในเรื่องสำคัญที่ต้องตัดสินใจร่วมกัน หรือเรื่องที่ต้องได้รับมติ อย่างเช่นคัดเลือกบริษัททำความสะอาดรายใหม่ หรือการอนุมัติค่าซ่อมทรัพย์สินพื้นที่ส่วนกลาง เรื่องเหล่านี้ก็ไม่สามารถเดินหน้าได้ ทำให้เกิดความล่าช้านั้นเอง
• เสียสิทธิในการออกเสียงและแก้ไขข้อบังคับต่าง ๆ 
  การไม่เข้าร่วมประชุมในครั้งที่มีการให้เจ้าของร่วมออกเสียงอนุมัติและแก้ไขข้อบังคับต่าง ๆ ภายในโครงการคอนโด ก็จะทำให้เสียสิทธิในส่วนนี้ไป
• เสียสิทธิในการเลือก หรือถอดถอนคณะกรรมการ 
  ถ้ามีวาระการประชุมเรื่องนี้ ถ้าเกิดว่าไม่เข้าร่วมประชุมก็จะเสียสิทธิในการจัดการกับคณะกรรมการที่ไม่ดีออกไป
• เสียสิทธิพิจารณาเรื่องค่าใช้จ่ายในคอนโด 
  เสียสิทธิในการตรวจสอบ อนุมัติ หรือทักท้วงตัวเลขค่าใช้จ่าย เงินคงเหลือ รายรับ สินทรัพย์ หรือหนี้สินในงบดุล เพราะการอนุมัติงบดุลจะต้องได้รับความเห็นชอบจากที่ประชุมสามัญ
• เสียสิทธิพิจารณาเรื่องอื่นที่ระบุอยู่ในรายงานประจำปี หรือหัวข้อการประชุมแต่ละครั้ง 
  เสียสิทธิในการพิจารณา หรืออนุมัติเรื่องอื่นที่ผู้จัดการหรือคณะกรรมการเสนอในที่ประชุม การอนุมัติงบประมาณรายจ่ายสำหรับปีต่อไป หรืองบประมาณสำหรับการปรับปรุงห้องฟิตเนส หรือ Co-Working Space เป็นต้น

เห็นได้ว่าทั้ง 3 การประชุม นั้น ทุกการประชุมมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง แตกต่างแค่วาระในการประชุมเพียงแค่นั้น แอดมินจึงอยากขอแนะนำว่า เราสมควรที่จะเข้าประชุมเพื่อพัฒนาคอนโด หรือ โครงการเราให้ดียิ่งขึ้นไป และเป็นการไม่เสียสิทธิอีกด้วย

อ่านบาทความดีๆ เพิ่มเติมได้ที่ PRI
ติดต่องานบริหารนิติบุคคล ได้ที่นี่