บทความ

Visitor Management System ระบบบริหารจัดการผู้มาติดต่อในยุคดิจิทัล

Visitor Management System
25
ก.พ.

ชีวิตในคอนโดมิเนียมคือความสะดวกสบายและความเป็นส่วนตัว แต่การมีผู้คนเข้า-ออกมากมายในแต่ละวัน ก็อาจนำมาซึ่งความกังวลใจเรื่องความปลอดภัยได้เช่นกัน ทั้งแขกของลูกบ้าน ผู้ให้บริการส่งของ ช่างซ่อมบำรุง หรือแม้แต่บุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาต

1. VMS ในคอนโดคืออะไร? ทำไมถึงสำคัญ?

ระบบจัดการผู้มาติดต่อในคอนโดมิเนียม (Visitor Management System – VMS) คือระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อบันทึก จัดการ และติดตามข้อมูลของผู้ที่เข้ามาในคอนโดมิเนียม ไม่ว่าจะเป็นแขกของลูกบ้าน ผู้ให้บริการต่างๆ หรือบุคคลภายนอก ระบบนี้ช่วยให้คอนโดสามารถ:

  • เพิ่มความปลอดภัย: VMS ช่วยให้คอนโดทราบว่ามีใครอยู่ในอาคารบ้างในเวลาใดก็ตาม สามารถตรวจสอบประวัติผู้มาติดต่อได้ (ในกรณีที่จำเป็น) และสามารถแจ้งเตือน รปภ. หรือลูกบ้านได้ทันทีหากมีบุคคลต้องสงสัยเข้ามาในพื้นที่
  • เพิ่มความสะดวกสบาย: ลูกบ้านสามารถลงทะเบียนแขกล่วงหน้าผ่านแอปพลิเคชัน ทำให้แขกไม่ต้องเสียเวลารอที่ล็อบบี้ และยังสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อแขกมาถึงได้อีกด้วย
  • ลดภาระของ รปภ.: ระบบอัตโนมัติช่วยลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนและน่าเบื่อ ทำให้ รปภ. มีเวลามากขึ้นในการดูแลความปลอดภัยด้านอื่นๆ หรือให้บริการลูกบ้านได้ดียิ่งขึ้น
  • สร้างภาพลักษณ์ที่ทันสมัย: การใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยในการจัดการผู้มาติดต่อ จะสร้างความประทับใจให้กับผู้มาเยือน และสะท้อนภาพลักษณ์ที่ดีของคอนโด
  • ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: VMS ช่วยให้คอนโดปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความปลอดภัยและข้อมูลส่วนบุคคล (เช่น PDPA) ได้ง่ายขึ้น
  • จัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ: ข้อมูลผู้มาติดต่อทั้งหมดถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ทำให้ง่ายต่อการค้นหา วิเคราะห์ และนำไปใช้ในการปรับปรุงการจัดการ

2. ทำไมคอนโดควรมี Visitor Management System?

2.1. เพิ่มความปลอดภัย

คอนโดมิเนียมเป็นพื้นที่ส่วนตัวที่ต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด ระบบ VMS ช่วยให้สามารถระบุและติดตามผู้ที่เข้ามาในอาคารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงในการเกิดเหตุไม่พึงประสงค์ เช่น การบุกรุก การโจรกรรม หรือเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์อื่นๆ

2.2. ลดภาระของเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย

ในคอนโดที่ไม่มีระบบ Visitor Management การตรวจสอบและบันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อมักต้องทำแบบแมนนวล ซึ่งอาจก่อให้เกิดความล่าช้าและความผิดพลาด ระบบ VMS ช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถทำงานได้ง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้น

2.3. เพิ่มความสะดวกสบายให้กับลูกบ้าน

การใช้ระบบลงทะเบียนผู้เยี่ยมชมล่วงหน้าผ่านแอปพลิเคชันช่วยให้ลูกบ้านสามารถแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบว่ามีแขกมาเยี่ยมล่วงหน้า ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบหน้างาน และแขกสามารถเข้าถึงอาคารได้อย่างรวดเร็ว

2.4. เก็บบันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อได้อย่างเป็นระบบ

ระบบ VMS ช่วยให้สามารถเก็บข้อมูลผู้เข้าชมย้อนหลังได้ ซึ่งมีประโยชน์ในการติดตามและตรวจสอบข้อมูลในกรณีที่มีเหตุการณ์ฉุกเฉินเกิดขึ้น

3. ฟีเจอร์สำคัญของ Visitor Management System ในคอนโด

3.1. การลงทะเบียนผู้เยี่ยมชมอัตโนมัติ

ระบบ VMS สามารถให้ผู้เยี่ยมชมลงทะเบียนผ่านคีออสก์ดิจิทัล หรือให้ลูกบ้านส่งคำเชิญผ่านแอปพลิเคชันเพื่อสร้าง QR Code หรือ PIN Code ที่ใช้ในการเข้าออก

3.2. การสแกนบัตรประชาชนหรือใบขับขี่

บางระบบรองรับการสแกนบัตรประชาชนหรือใบขับขี่เพื่อบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติ ลดความยุ่งยากในการกรอกข้อมูลด้วยมือ และเพิ่มความถูกต้องแม่นยำ

3.3. ระบบแจ้งเตือนเจ้าของห้อง

เมื่อมีผู้เยี่ยมชมมาถึง ระบบสามารถแจ้งเตือนเจ้าของห้องผ่านแอปพลิเคชัน เพื่อให้สามารถยืนยันหรืออนุญาตให้เข้าถึงอาคารได้โดยสะดวก

3.4. การควบคุมการเข้าถึง (Access Control)

ระบบ VMS สามารถทำงานร่วมกับ ไม้กั้นอัตโนมัติ (Turnstile หรือ Barrier Gate) หรือ ระบบลิฟต์อัจฉริยะ โดยให้ QR Code หรือ PIN Code ที่ใช้ได้เฉพาะจุดที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

3.5. การเก็บข้อมูลผู้มาติดต่อแบบเรียลไทม์

ระบบสามารถแสดงรายชื่อผู้ที่อยู่ในอาคารแบบเรียลไทม์ ทำให้เจ้าหน้าที่สามารถติดตามการเคลื่อนไหวของผู้มาติดต่อได้ตลอดเวลา

4. วิธีการใช้งาน Visitor Management System ในคอนโด

4.1. ขั้นตอนการลงทะเบียนล่วงหน้า

  1. ลูกบ้านใช้แอปพลิเคชันของคอนโดเพื่อส่งคำเชิญให้ผู้เยี่ยมชม
  2. ระบบจะสร้าง QR Code หรือ PIN Code ที่สามารถใช้เข้าสู่อาคารได้
  3. ผู้เยี่ยมชมแสดง QR Code หรือกรอก PIN Code ที่จุดลงทะเบียนเพื่อเข้าสู่ระบบ

4.2. การลงทะเบียนเมื่อมาถึง

  1. ผู้เยี่ยมชมสามารถสแกนบัตรประชาชนหรือใบขับขี่ที่ล็อบบี้
  2. ระบบจะบันทึกข้อมูลและแจ้งเตือนเจ้าของห้อง
  3. เมื่อได้รับการอนุญาต ผู้เยี่ยมชมสามารถเข้าไปยังพื้นที่ที่กำหนดได้

4.3. การออกจากอาคาร

  1. ผู้เยี่ยมชมแจ้งออกจากระบบที่จุดตรวจสอบ
  2. ระบบบันทึกเวลาการออกและปิดสิทธิ์การเข้าใช้งานของ QR Code หรือ PIN Code
  3. เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบประวัติการเข้าออกได้ตามต้องการ

5. แนวทางการเลือกใช้ Visitor Management System สำหรับคอนโด

หากคอนโดของคุณกำลังพิจารณาติดตั้งระบบ Visitor Management System นี่คือสิ่งที่ควรคำนึงถึง:

  1. ความสามารถในการใช้งานร่วมกับระบบอื่นๆ – ควรเลือก VMS ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบไม้กั้นอัตโนมัติ กล้องวงจรปิด และระบบลิฟต์อัจฉริยะได้
  2. การใช้งานที่ง่าย – ระบบควรเป็นมิตรกับผู้ใช้ มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสำหรับทั้งเจ้าหน้าที่และผู้เยี่ยมชม
  3. การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล – ควรมีระบบป้องกันข้อมูลรั่วไหลและรองรับมาตรฐานความปลอดภัย
  4. การสนับสนุนลูกค้าและการบำรุงรักษา – ควรมีทีมซัพพอร์ตที่พร้อมให้บริการเมื่อเกิดปัญหา

6. สรุป

Visitor Management System ในคอนโดเป็นโซลูชันที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัย ลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ และเพิ่มความสะดวกสบายให้กับลูกบ้านและผู้มาติดต่อ ระบบนี้ช่วยให้สามารถควบคุมการเข้าออกได้อย่างเป็นระบบ ลดความเสี่ยงในการเกิดอาชญากรรม และทำให้กระบวนการลงทะเบียนเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

หากคุณเป็นผู้บริหารคอนโดหรือคณะกรรมการนิติบุคคล การลงทุนในระบบ Visitor Management System ถือเป็นทางเลือกที่คุ้มค่าและช่วยยกระดับมาตรฐานความปลอดภัยให้กับที่พักอาศัยของคุณในระยะยาว

สนใจบริการ โซลูชัน GateGo จาก Livtech Lab ในหมู่บ้าน หรือคอนโดของท่านติดต่อ 02-0810000

𝐏𝐫𝐢𝐦𝐨 𝐒𝐞𝐫𝐯𝐢𝐜𝐞 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬

เป็นผู้นำในธุรกิจบริการด้านอสังหาริมทรัพย์สมัยใหม่แบบครบวงจรและกำกับดูแลกิจการในกลุ่มบริษัทในเครือ ให้พัฒนาและเติบโตอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งพัฒนาและลงทุนในธุรกิจสมัยใหม่ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพสูงสุด

𝐄𝐥𝐞𝐯𝐚𝐭𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐯𝐢𝐧𝐠 𝐄𝐱𝐩𝐞𝐫𝐢𝐞𝐧𝐜𝐞, 𝐇𝐚𝐩𝐩𝐲 𝐌𝐚𝐤𝐞𝐫

Tel : 02-0810000

Website: https://primo.co.th/

Line : https://lin.ee/Jt3nhkF